Chères et chers collègues,

Alors que s’ouvre la campagne des Entretiens professionnels individualisés (EPI) qui doit se clore le 31 août 2023, la CGT EHESS souhaite informer agent∙es et supérieur ∙es hiérarchiques direct∙es — seules personnes habilité∙es à conduire l’entretien — des droits et des obligations qui leur incombe.
Vous trouverez en pièce jointe une fiche complète, avec les textes de références.

Tous les personnels BIATSS (personnels titulaires, personnels contractuels en CDI et CDD avec une ancienneté supérieure ou égale à un an) doivent bénéficier d’un entretien professionnel. Seul·es les fonctionnaires stagiaires ne sont pas concerné·es puisque leur évaluation est spécifique. L’entretien est obligatoire, il constitue un droit et une obligation pour l’agent·e. S’il ou elle le refuse, il ou elle s’expose au risque d’une sanction disciplinaire.

L’entretien professionnel est un moment d’échange entre le fonctionnaire et sa ou son supérieur hiérarchique direct sur le bilan de l’année écoulée et les objectifs pour l‘année suivante. La période d’observation est fixée du 1er septembre de l’année n au 31 août de l’année n+1. L’entretien porte sur une liste de thèmes prédéterminés par l’article 3 du décret n°2010-888. Il est complété par l’entretien de formation prévu à l’article 5 du décret du 15 octobre 2007.

L’entretien professionnel individuel (EPI) est, avec la fiche de poste, un des 2 piliers sur lequel repose l’évaluation de l’agent, dans le cadre d’une gestion individualisée de la carrière des personnels (note de gestion).

Un outil pour la carrière

L’entretien et son compte rendu appuient :

• La modulation des indemnités (Indemnité de fonction (IFSE), complément indemnitaire annuel (CIA)
• Les promotions
• Les mobilités internes et externes
• La réévaluation de la rémunération (article 1-3 du décret n°86-83)

Conduite de l’entretien

L’entretien professionnel est mené par le / la supérieur·e hiérarchique direct·e (n+1), et se déroule entre l’agent et son / sa n+1. Aucun autre intervenant n’est autorisé à y participer. Aussi, la conduite de l’entretien par une autre personne que le supérieur hiérarchique direct rend la procédure d’évaluation irrégulière (CE, 6 déc. 2006, n°287453).

Durant l’entretien, l’évaluateurice doit veiller à adopter une attitude d’écoute, être disponible, favoriser l’expression de l’agent et être réceptifve, solliciter des idées, soumettre des objectifs acceptables pour les deux parties. L’entretien doit être préalablement préparé par l’évalué·e et l’évaluateurice. Il ne doit pas être un lieu de règlements de comptes et il ne faut pas entrer dans un conflit ouvert. Le déroulé de l’entretien peut figurer dans le compte rendu et devenir un élément à charge lors d’une procédure disciplinaire. En cas de conflit manifeste pendant l’entretien, mieux vaut y mettre fin et vous en expliquer auprès de la Direction des ressources humaines.

Points abordés :

• Description du poste occupé par l’agent
• Évaluation de l’année écoulée
• Valeur professionnelle et manière de servir
  • Une attention particulière doit être portée aux risques de comportements qui pourraient se traduire par une pratique discriminatoire reposant sur des critères prohibés par la loi tels l’âge, le genre, l’origine, l’état de santé, le handicap, l’appartenance syndicale, l’orientation sexuelle, l’état de grossesse, l’apparence physique.
• Acquis de l’expérience professionnelle
• Perspectives d’évolution professionnelle
• Besoins de formation
  • L’entretien de formation, obligatoire et annuel, est adossé à l’entretien professionnel. On doit vous informer de vos droits à la formation.

Compte rendu de l’entretien

L’entretien professionnel individuel donne lieu à un compte rendu. Le compte rendu de l’EPI est un acte administratif, versé au dossier individuel de l’agent. Sa rédaction relève de la responsabilité du supérieur hiérarchique. Il est formalisé selon un modèle obligatoire.

L’agent peut notifier des éléments dans la partie "observations de l’agent sur son évaluation". Dans ce cadre, l’agent peut formuler des observations : sur son ressenti, sur ses conditions de travail, sur les moyens attribués, etc., voire contester certaines appréciations de l’entretien. Attention à ne pas se laisser enfermer dans une stricte relation de "mesure de résultats individuels".

L’agent·e peut demander au N+1 de revoir les termes ou assertions contestables, proposer des corrections ou des reformulations. Cette négociation se fait soit par écrit ("suite à la lecture du compte-rendu, je me permets de modifier..."), soit à l’occasion d’un échange verbal. Cela est valable uniquement pendant la phase de communication, c’est-à-dire avant notification par l’autorité hiérarchique. La chronologie de l’EPI est indiquée ci-dessous. Il est important d’en avoir connaissance en cas de recours.

Si un agent refuse l’entretien, le compte rendu est rédigé de façon unilatérale par le supérieur hiérarchique direct, avec consignation du refus.

Le compte rendu doit être signé par l’agent. Signature ne vaut là pas accord mais prise de connaissance. La signature de l’agent est indispensable avant toute contestation.

Résumé de chronologie

1. La convocation : l’agent doit être informé par convocation de la tenue de l’entretien. La date de l’entretien est fixée par le supérieur hiérarchique direct et communiquée au fonctionnaire au moins 15 jours à l’avance pour les titulaires et 8 jours pour les contractuels.
2. L’entretien : est conduit par le n+1, en tête à tête.
3. Le compte rendu est établi et signé par le n+1.
4. Il est communiqué à l’agent (phase de communication), qui le complète, de ses observations, et le retourne à son n+1, dans un délai d’une semaine à compter de la date de transmission du compte rendu.
5. Le compte rendu est visé et signé par l’autorité hiérarchique qui peut formuler, si elle l’estime utile, ses propres observations.
6. Le compte rendu est transmis à l’agent qui prend connaissance des éventuelles observations de l’autorité hiérarchique. L’agent le signe pour attester qu’il/elle en a pris connaissance (il/elle peut en faire une photocopie) et le retourne à l’autorité hiérarchique (phase de notification). La date de signature du compte rendu par l’agent, après signature par l’autorité hiérarchique, constitue le point de départ des délais de recours.
7. L’autorité hiérarchique transmet le compte rendu d’entretien pour tampon et signature à la Direction des Ressources Humaines de l’établissement et versement au dossier de l’agent.
8. Une copie de l’entretien doit être fournie à l’agent par le service des ressources humaines.

En cas d’irrégularités observés ou de contestations du compte rendu d’EPI, n’hésitez pas à contacter votre syndicat.

Une information plus complète se trouve dans la fiche jointe.

Rappelons enfin que la CGT n’est pas favorable à ce dispositif d’EPI qui est, plus qu’un entretien, une procédure d’évaluation des performances individuelles basée sur des résultats et des objectifs assignés le plus souvent sans lien avec le collectif de travail, les effectifs, les moyens, les évolutions et les objectifs du service, les difficultés rencontrées.

Salutations syndicales,
Votre syndicat CGT EHESS